Il World Wide Web Consortium (W3C) si è nel tempo dotato di un'articolata struttura organizzativa, nella quale ciascuna componente, pur svolgendo una funzione specifica, è strettamente interconnessa alle altre.
Il processo di adozione degli standard coinvolge una serie di gruppi specializzati: gruppi di lavoro, gruppi di interesse, gruppi comunitari e aziendali, e gruppi permanenti.
I gruppi di lavoro (in inglese, "Working Groups") sono formati da tecnici ed esperti che collaborano per definire gli standard che regolano il funzionamento delle tecnologie che usiamo ogni giorno su Internet. Ogni gruppo di lavoro si occupa di un’area specifica: c’è ad esempio un gruppo dedicato al linguaggio HTML, uno al CSS, altri che lavorano sulla sicurezza, sull'accessibilità, e così via.
Il loro obiettivo è quello di scrivere regole chiare e condivise che gli sviluppatori possano seguire per garantire l'interoperabilità all'interno del Web. A questo proposito, effettuano test e propongono bozze di specifiche tecniche che, una volta approvate, diventano raccomandazioni ufficiali del W3C. Oltre a ciò, i gruppi di lavoro producono anche report tecnici, linee guida e documenti di supporto utili alla comunità del Web.
I gruppi di interesse (in inglese, "Interest Groups") rappresentano spazi di discussione più aperti e meno formali, dove membri e partecipanti si confrontano su temi emergenti o trasversali legati al Web. Non sviluppano direttamente standard, ma si concentrano sull’analisi di problemi, sull’esplorazione di nuove idee e sull’identificazione di opportunità tecnologiche. Questi gruppi aiutano a preparare il terreno per future iniziative tecniche, che, in alcuni casi, portano alla costituzione di nuovi gruppi di lavoro.
Tra i gruppi di interesse del W3C troviamo: il Web Accessibility Initiative Interest Group (che si occupa di promuovere la consapevolezza sul tema dell'accessibilità del Web), il Sustainable Web Interest Group (che si occupa di incoraggiare il dibattito sula sostenibilità digitale), il Web of Things Interest Group (che si occupa di incentivare l'applicazione degli standard web nel contesto dell'Internet of Things), e tanti altri.
I gruppi comunitari e aziendali (in inglese, "Community and Business Groups") sono stati creati per coinvolgere un pubblico più ampio di stakeholders. In particolare, i gruppi comunitari consentono a chiunque (incluso chi non è membro ufficiale del W3C) di collaborare, proporre idee e lavorare su progetti legati al Web, in vista di una possibile standardizzazione futura. I gruppi aziendali sono spazi pensati per aziende e industrie che vogliono esplorare l’applicazione di tecnologie web in settori specifici (es. automotive, editoria, telecomunicazioni). Nessuno di questi due gruppi può adottare standard ufficiali, ma il loro lavoro può influenzare l'iniziativa dei gruppi di lavoro.
I gruppi permanenti (in inglese, "Permanent Groups") si occupano in modo stabile del funzionamento organizzativo e strategico del W3C. Hanno, cioè, un ruolo di supporto, coordinamento e gestione a lungo termine.
I gruppi permanenti del W3C sono quattro: